１８時半から、地元まち協校区部会の会議だった。
今年度、「防災」をテーマに新しい事業をする！と部会長が宣言して、だったらプロをに手伝ってもらおう！と役員の中で方向性が決まったのが５月中旬のことだった。
あれから数回役員会が開かれた。
イベント会社とのオンラインによる打ち合わせも行った。
相手方との窓口担当になった（というか、他に適任者がいなくて必然的にやらなくてはならなくなった）ので、多方面で調整を行った結果、校区部会で行う新規事業に関するイメージを、役員とイベント会社との間でだいたい共有できたと思う。
今日は、これまでの流れとこれからのことを校区部会の委員の皆さんに説明する日。
これまでの経緯だとか、イベント会社の説明、相手方が作成してくれた企画書など、たくさんの資料をわかりやすくまとめる。
さらに、これからさきのことは、校区部会の委員の皆さんで進めていかなければならない。なので、決めなければならないこと、イベントまでの大まかなタイムスケジュール、役割分担などについてもまとめてみた。
会議をするとき、視覚的な情報はとても重要だと思う。
文章で長々と書いてあるものは、なかなか受け付けにくい。
そして、捉え方も人それぞれで、意外に共通認識が持てないことも多い。
だから、大切なことほど、視覚的に訴えられるまとめ方を心掛けている。
今日の資料は、部会長に頼まれたから作成したのだけれど、部会長に頼まれたのは、「イベントを一緒にする会社についての資料を作っておいて」
だった。
イベント会社の紹介だけなら、ホームページだけで十分だ。
なぜこの会社だったのか、
そして、この会社とどんな話をしてきたのか、
さらには、この会社とどんな事業を計画しているのか、
そういうところまで説明したほうが、みんながイベントを盛り上げやすくなる、そんな気がした。
そういうわけで、資料作成を頑張った。
他の仕事もありながらだったので、今日の午後、やっと資料が出来上がる。
部会長にデータを送り、打ち合わせをする時間がなかったので、説明時に不要な資料は省略しながら進めてもらうことにした。
会議の場所は小学校のランチルーム。
もちろん、データをプリントアウトして資料として配付してはいるけれど、やっぱりカラーで大きくて分かりやすい方がいいので、パソコンを持ち込んで、電子黒板に繋ぎ、情報を共有することに。
説明は部会長。
私はパソコン操作のみ。
完全裏方だけれど、これでいい。
基本的な情報を、みんなが正しく平等に共有しているということが、とても重要だと思う。
このことで、これから先の話し合いがより円滑に進んでくれると思う。
いや、そうなってもらわなくちゃ。
そのために、頑張ったんだから、ね。
最近は、会議に呼ばれて参加する側よりも、運営する側になることが増えた。
呼ばれて参加する会議に出ていても、進行や場の雰囲気作りが気になるようになった。
ファシリテーションについて、もっと知りたい、学びたいと、改めて思う。
