１０月１日は、年度の下半期スタートの日。
センターのサークル活動も、下半期スタート。
・・・なのだけれど、１日のあさイチで、センター貸館システムのサークル下半期の入力が済んでいないということが発覚。
確認しただけで以下３つの大きな問題点があることがわかる。
・貸館システムに入力できているサークルとできていないサークルがある。
・入力済だが、日程や使用する部屋が間違って入力されているものがある。
・下半期の申請書はまったく出来ていない。
サークルの担当は私だけれど、貸館のシステム担当は事務員さん。
これまでずっと、上半期・下半期のサークルの申請書作成とシステム入力と許可書作成は事務員さんがしてくれていた。
なので、すっかり任せっきりになっていて、下半期初日にまさかの事態に陥ってしまう。
確認していなかった自分が悪かった。
そう思って、とにかくやる、やる、やる。
システムへの仮の入力を、事務員さんが新人さんに頼んでいたこともあり、とにかく入力間違いが多かった。
そもそも、申請書ができていないのに、どうやって下半期半年分の日程を入力したというのだろうか。
入力ミスの修正をするべきか、それとも一からやり直した方が早いのか、悩むくらい。
まずは申請書をつくり、下半期の日程を確認して申請書を作り、それをもとに入力情報と照らし合わせ、ミスの量、程度に合わせて修正または入力やり直しをしていく。
全部で３０のサークル。
リカバリーに丸二日かかってしまった。
並行して自分の仕事、会議、窓口業務。月初めの事務的仕事もある。
何か一つ片づけながら、その時その時の優先順位を確認しながら、気になることを片づけていく。
今日の午後、なんとか目途が立ち、やっと、自分のやらなければならないことに落ち着いて向き合えるようになった。
地元校区部会の防災プロジェクトも、業者との細かいやりとりの窓口になっているし、各ブースの必要備品や設営の把握、調整などもやっている。
防災安全課への女性消防団、ポンプ車派遣要請依頼文書も作ったし、提出にも行った。
もちろん、防災安全課ブースの調整も。
各ブースの責任者になってもらっている年配の方々への説明や、ボランティアへの調整なんかも、なぜかしている。
まち協若者実行委員会「Academy's」のやりたいこと実現のための補助金申請にも着手。来週のミーティングの日に向けて準備しておかなければ。
土曜日の防災士としての研修会の資料作りもまだ未完成。ほんとは今頃終わっているはずだったのだけれど。
来週ある、サークル代表者会議のためのレジメ作りと、３月に向けたセンターまつりのアンケート集計、会費徴収のための準備はこれからやらなければ。
同時進行の仕事があって、どれも重要度が高くて、締切も迫っているという、なかなかハードな状況。
とりあえずの山場は８日。
がんばれ、私。
がんばる、私。
